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Productividad en proyectos UX y saber diferenciar una maratón de un sprint

17 junio, 2020

Conseguir la máxima calidad en el menor tiempo posible, la gran asignatura pendiente. Hoy os contamos qué significa para nosotros el término productividad en el contexto del diseño estratégico de productos y servicios digitales. 

Cuando alguien inicia su andadura en Redbility se da cuenta de que la organización y planificación es algo fundamental para poder encajar en la cultura del equipo. Tanto, que en nuestro proceso de onboarding, la primera semana hacemos mucho hincapié en cómo organizamos los proyectos. Al principio cuesta, no nos vamos a engañar. Crees que todo está sobre-organizado pero de repente, un día empiezas a trabajar en un proyecto kilométrico de meses o incluso años de trabajo y en ese momento, entiendes el valor que tiene y lo aplicas el resto de tu vida profesional. 

En Redbility creemos ciegamente en la productividad, la organización y la planificación. Por eso, vamos a darte nuestro punto de vista sobre cómo mejorar la productividad en proyectos de diseño estratégico de lo más general a lo más particular.

Objetivos, planificación y coordinación

Cuando trabajas en proyectos grandes en los que hay equipos – de diferentes empresas – de Research, Negocio, Marketing, UX, UI, Front y Back es importante que todo el mundo sepa qué está haciendo cada departamento en cada momento y las dependencias entre tareas.

Una de las cosas más importantes de cara a la coordinación dentro del equipo es escoger una herramienta acorde a tu equipo y manera de trabajar. En Redbility nos tomamos esto muy en serio. Cada vez que alguien encuentra una herramienta que considera que puede optimizar el flujo de trabajo dentro del equipo, lo vemos entre todos y, si en principio nos encaja, se testa con un caso real para comprobar si nos funciona o no. Después, lo volvemos a ver entre todos para compartir las conclusiones. Nadie toma decisiones unilaterales sobre el software a utilizar para evitar la pérdida de información en los proyectos. 

No usamos muchas, pero las que usamos, procuramos siempre tenerlas actualizadas, esto es fundamental para evitar problemas de comunicación dentro del equipo y con el cliente, y más en esta época de trabajo en remoto. Actualmente, usamos Basecamp para la comunicación con el cliente, Smartsheet para la planificación de proyectos y recursos y ClickUp para la organización de tareas internas del equipo, entre otras.

Es importante tener en cuenta que el cliente no tiene por qué saber utilizar estas herramientas. Debemos ayudarles en el proceso de adaptación, enseñarles a utilizarlas al principio de cada proyecto para lo vean siempre como una ventaja y no como un obstáculo. Hacer una pequeña inversión de tiempo en explicar nuestra manera de trabajar al principio nos puede evitar perder horas de gestión en un futuro. 

Organización durante el proyecto

La manera de organizar los proyectos es diferente según el tipo. No podemos pretender organizar un proyecto de año y medio como un proyecto de dos meses. Dependiendo del tiempo y la complejidad, el nivel de organización y las prácticas son diferentes. Parece obvio, pero a veces encontramos una manera óptima de hacer las cosas para un proyecto grande, nos creemos que hemos encontrado oro y lo repetimos hasta la saciedad, perdiendo tiempo en otras situaciones en cosas que no son tan relevantes. Cada proyecto y cada equipo es único.

En Redbility prestamos servicios de diferentes tipos: Consultoría estratégica y Research, Diseño de productos, Diseño de servicios, proyectos de CRO, Innovación y Transformación digital y Brand Strategy. Cada proyecto es totalmente diferente, pero todos ellos empiezan con una fase de investigación para poder desarrollar la estrategia más adecuada y definir la mejor solución.

Nuestra metodología: todas y ninguna

El equipo de Redbility hemos tenido la oportunidad de trabajar con empresas grandes y no tan grandes, cada una con una metodología y una forma de hacer las cosas totalmente diferente. En algunos casos, trabajamos con técnicas de Design Thinking, Lean Startup y/o Agile. Depende del cliente y de los requerimientos del proyecto, trabajamos de una manera u otra, pero sí que hay algo común: nuestra manera de trabajar se sustenta en la exploración. Lo primero que hacemos siempre – como mínimo – es realizar una investigación sobre los arquetipos, el mercado y el negocio para empaparnos de todas las soluciones que existen a problemas parecidos. 

Después, nos reunimos los integrantes del equipo e intentamos abrir muchos caminos diferentes y generando mucho volumen de ideas. Después, una persona suele dedicar tiempo a investigar esas opciones con más detenimiento. Durante el proceso, se van descartando algunas ideas y se van generando otras. De vez en cuando, esa persona va teniendo puntos de control con el resto del equipo. Al verbalizar el trabajo que ha realizado y contárselo al equipo, le ayuda a explicar y debatir – e incluso, a veces descartar – las ideas. 

De esta manera, no nos quedamos con la primera idea que tenemos, suele surgir a partir de refinarlas y estresarlas, comprobando que funcionan en casuísticas complejas. Y si al final nos quedamos con la primera idea que tuvimos, que no sea porque no hemos explorado otras soluciones.  

“Be water my friend. Ya lo decía Bruce Lee”

Cómo abarcar los proyectos para ser más eficiente

No te cases con ninguna metodología. Las metodologías están para facilitarnos el trabajo, no para limitarlo. En Redbility no vamos a hablarte de ninguna en concreto, básicamente porque no creemos en marcos de trabajo fijos. Tenemos nuestro propio framework de referencia que nos sirve de base para no empezar de cero pero en la adaptación está la virtud. Cada cliente llegar con un marco de trabajo al que nos debemos adaptar, con una estructura de equipo diferente y una manera de comunicarse diferente. Quédate con lo bueno de cada proyecto en el que trabajes y aplícalo – siempre que sea posible – al resto. 

 

Hay niveles y niveles de auto-organización. Por un lado, existen perfiles que no dedican ni un minuto a organizar su día y lo único que hacen es reaccionar y apagar fuegos. Por otro lado, están los que usan herramientas para “trackerase” / bloquearse el tiempo o que dedican horas a listarse todo lo que tienen que hacer y caen en la maldición de la “Parálisis por análisis”. Aquí no te vamos a dar consejos concretos sobre qué hacer para ser más productivo, para eso está ThinkWasabi o Kenso, que llevan años hablando sobre productividad, pero sí hay una bases que consideramos fundamentales en cualquier trabajo. Es cuestión de saber priorizar y respetar el tiempo de los demás – sí, eso incluye ir a una reunión preparado y terminarla con próximos pasos y responsabilidades cerradas -. Si un día no te cunde, invierte ese tiempo en otra tarea relevante. Marca hitos para conseguir objetivos que te ayuden a avanzar a ti y a tu equipo lo antes posible. 

Ser productivo y eficiente es cuestión de saber priorizar y respetar el tiempo de los demás.

¿Maratón o sprint?

En todos los proyectos es importante ser organizado, pero los más largos requieren especialmente una inversión inicial de tiempo en organización y estimación. Hay momentos en los que podemos ahorrar tiempo y otros en los que no

Por ejemplo, en Redbility (casi) siempre presentamos nuestros avances, (casi) nunca entregamos los avances sin verlos con el cliente. Esto es crucial para que comprenda el por qué de las decisiones que hemos tomado. Esto genera un ahorro después en gestión del feedback espectacular. Es una de las mejores inversiones que puedes hacer en un proyecto largo. 

En general, la mayoría de los proyectos que hacemos en Redbility suelen durar varios meses, pero de vez en cuando nos surge la oportunidad de trabajar en algún proyecto bastante más corto en el que el cliente nos pide ayuda porque necesita sacar resultados rápidamente. Hay que saber diferenciar estos momentos. No siempre nos es fácil y debemos distinguir y priorizar de otra manera. En estos proyectos priman los resultados para fallar y testar rápido e iterar, no el perfeccionismo.

Hay que saber quitarse el mindset de maratones y ponerse manos a la obra para hacer el mejor sprint de nuestras vidas. Los profesionales más productivos son aquellos que sabe adaptarse, diferenciar y priorizar los objetivos según la situación y centrarte en las tareas más importantes. 

Hay que saber quitarse el mindset de carrera de fondo y hacer el mejor sprint de nuestras vidas.

No vamos a cambiar tus hábitos con un post, pero podemos intentar hacerte ver que es más importante llegar a resultados que el camino por el que pases para llegar a ellos. Organizarte el día de una manera más o menos rígida es algo que haces porque tú quieres. Si tienes un perfil más ejecutor, intenta adelantarte, y sé proactivo para llegar a esos resultados, si te dan 1 jornada para hacer una tarea y puedes hacerla en menos, hazlo en menos, seguro que te beneficia en un futuro no tan lejano como crees ahorrar ese tiempo. Si tienes un perfil más líder, marca tareas para guiar al equipo y aprende a delegar. 

Como ves, en general es más una forma de pensar que de una forma de hacer las cosas.

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UX Consultant

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